Kuinka hyvin parvesi toimii kriisissä?
Jokainen organisaatio voi joutua kriisitilanteeseen. Yllättäviinkin kriiseihin kannattaa varautua, sillä neuvokas toiminta pelastaa liiketoiminnan ja johdon.
Kun haukka hyökkää lintuparven kimppuun, parven jäsen väistää haukkaa törmäämättä viereiseen lintuun. Ihmiset eivät osaa toimia parvena samalla tavalla, vaikka ovatkin monella tavalla lintuja älykkäämpiä. Siksi meidän älykkäät organisaatiomme toimivat kriisissä jopa tyhmästi.
Kriisin johtamista ja kriisissä toimimista voi opetella kahdella menetelmällä: harjoittelemalla ja kantapään kautta. Useimmista harjoittelu on mukavampaa, mutta silti monet valitsevat kantapäämenetelmän.
Kasainvälinen konsulttijätti PwC:n teki ennen pandemiaa globaalin kriisiselvityksen. 95 prosenttia vastaajista odotti kohtaavansa kahden vuoden sisällä kriisin. Silti yli 30 prosenttia vastaajista totesi pandemian alettua, että niillä ei ollut valmiina kriisiorganisaatiota.
Jos yrityksellä ei ole kriisiorganisaatiota, ei se myöskään harjoittele toimintaa kriisissä. Miksi näin on? Todennäköisesti akuutit asiat vievät ajan tulevaisuuteen valmistautumiselta. Tai ehkäpä kriisiin valmistautumista pidetään vaikeana.
Kokemus saman pöydän äärelle, mielikuvitus liikkeelle
Hyvä kriisivarautuminen alkaa yksinkertaisimmillaan siitä, että porukalla kuvitellaan, mitä kaikkea meille voi sattua. Listataan epäonnekkaat tilanteet, joista voi syntyä ongelmia.
Kun istutat samaan neuvotteluhuoneeseen ihmisiä eri puolilta organisaatiota, saat tunnissa hyvän listan kriisien aiheista. Porukalla on hyvä miettiä myös tilanteet, joita samanaikaiset sattumukset kärjistävät. Kuka katsoo kokonaiskuvaa? Minne kerrytämme tilannetiedon virhetilanteista eri puolilla organisaatiota?
Kriisit tärkeysjärjestykseen
Kun kriisien lista on valmis, ne on helppoa laittaa tärkeysjärjestykseen. Mitkä asiat ovat todennäköisempiä kuin toiset? Mitkä asiat ovat pieniä harmeja tai ongelmia, mitkä tapahtumien kulut uhkaavat liiketoimintaa tai olemassaoloa?
Hyvällä mielikuvituksella varustettu ryhmä tuottaa paljon uhkakuvia, mutta ihan kaikkeen ei voi varautua. Keskitytään tilanteisiin, joista aiheutuu eniten haittaa ihmisille, toiminnalle ja ympäristölle.
Pää pois pensaasta ja tietoa liikkeelle
Kriisin käynnistymiselle on tyypillistä sekaannus. On vaikeaa tietää kenen pitäisi toimia ja onko ylipäänsä pakko tehdä jotain. Tilanteen uskomattomuuden kieltäminen on usein ensimmäinen, joskin hyvin inhimillinen reaktio kriisin alussa.
Kun kuvittelet ikävyyksiä, saat helposti listattua toimet, joiden ilmaannuttua pitää tehdä jotakin ja nopeasti. Kun hälytysmerkit ja ensi askeleet on mietitty etukäteen, ei tekemisiä tarvitse arpoa eikä kysellä kulmahuoneesta.
Monen yrityksen toiminta riippuu kumppaneista samassa arvoketjussa, jolloin poikkeustilanteita koskevaa tietoa pitää siirtää nopeasti myös yritysten välillä. Kun organisaatio myy vaikkapa kumppaninsa tuottamaa palvelua omalla brändillään, tiedonkulun merkitys korostuu.
Varautuminen on tekemistä
Neuvotteluhuoneharjoituksessa kannattaa kuvitella todennäköisimmät kriisitilanteet alusta loppuun. Mistä saamme tiedon tapahtuneesta? Miten saamme riittävästi henkilöstöä töihin? Mitä tekniikkaa tarvitaan? Ketkä kumppanit voivat auttaa? Mitä pitää viestiä ja kenelle?
Tilanteen eteneminen synnyttää paljon kysymyksiä. Vastaukset auttavat listaamaan, mitä kaikkea voidaan ja pitää tehdä etukäteen. Tosi paikan tullen ei ole aikaa luoda sisältöä, kirjoittaa tekstiä tai piirrellä kaavioita. Perusfaktat, kuvat, rakennepiirrokset, toimintaperiaatteet sekä sisäiset politiikat ja ohjeet on hyvä koota paikkaan, jossa ne ovat helposti saatavilla.
Toimintatavatkin mietittävä
Toimintamallit ovat pääosin yhteisiä, oli kriisi millainen tahansa. Vaikka kriisiin valmistautuminen alkaa mahdollisten kriisien listaamisella, on valmistautumisen päätavoite tuottaa yleisiä käyttäytymismalleja, joilla selviää kriisissä kuin kriisissä.
Yksi tärkeimmistä mietittävistä asioista on kriisin johtaminen. Poikkeustilanteen johtajan lisäksi tarvitaan ongelmaa ratkaiseva ryhmä, viestintävoimaa sekä asiasta riippuen monia muita tahoja. Ylimmäinen pomo resursoi kriisin ratkomista, pitää huolta normaalin toiminnan jatkumisesta ja hoitaa tärkeimpiä sidosryhmiä.
Muut roolit määräytyvät tilanteen laajuuden mukaan. Pitkään kestävässä poikkeustilanteessa tarvitaan varahenkilöt. Yksi tärkeimmistä on myös henkilö, joka varmistaa, että ongelman ratkojilla riittää virtaa pitkälle iltaa ja jopa yötä myöten järjestämällä juotavaa ja syötävää.
Parviäly auttaa
Kriisi ei yleensä kangistu etukäteen mietittyihin kaavoihin, mutta yhteinen ymmärrys muodostaa kriisitilanteessa yhteisen selkärangan. Mielikuvaharjoituksen läpikäytyään useimmat hahmottavat, mitä suurin piirtein pitäisi tehdä ja mitä muut ainakin yrittävät tehdä.
Kriisiin valmistautumisen viisi pointtia:
• Myös ennakoimattomiin kriiseihin voi valmistautua
• Valmistautumisen tavoite on synnyttää yleisiä toimintamalleja
• Toimintamallien harjoittelu on elintärkeää, koska kriisissä pitää osata toimia ”selkäytimellä”
• Kriisiorganisaatio täytyy rakentaa etukäteen
• Kriisissä täytyy huomioida sidosryhmät laajasti
Myös viestintätoimistomme auttaa – Ota yhteyttä!
