Katja Wesander, viestintätoimistomme markkinointiekspertti, avaa sisäisen viestinnän näkökulmia matkallaan perheyrityksestä EU:n mammuttimaiseen monikulttuuriseen organisaatioon. Lopuksi neljä vinkkiä sisäiseen viestintään.

Olen kasvanut pienessä perheyrityksessä. Pienessä ryhmässä, jonka jäsenet tuntevat toisensa ja jakavat yhteisen taustan, tieto kulkee itsestään.

Myöhemmin työelämässä sain projektin vetovastuun ja sen mukanaan tuoman viestinnän. Kokemattomuuttani takerruin omistamaan työt itselleni. Huomasin kyllä uteliaisuuden ympärilläni, mutta sen sijaan, että olisin avannut projektin etenemistä vaiheittain muillekin, käperryin itseeni ja muistan ajatelleeni, etten todellakaan halua ketään neuvomaan ja hidastamaan asiassa etenemistä.

Nyt kun katselen taaksepäin, olisin varmasti päässyt helpommalla, kun olisin ottanut muut mukaan. Yhden ihmisen oma osaaminen on aina rajallinen, joten muiden mukaan saaminen olisi parantanut kaikkien motivaatiota ja lopputulosta monin verroin.

Kun sitten siirryin vielä isomman organisaation kautta mammuttimaiseen EU:n instituutioon, maailmankuvani avartui ja oivalsin, miten olemattoman pienestä näkövinkkelistä olin asioita arvioinut. Katsoin työkseni arkea monenlaisista ikkunoista, sillä toimistoni sijaitsi eduskunnassa, mutta olin virkasuhteessa EU:n parlamenttiin, jossa tein pääosin etätöitä europarlamentaarikolle.

Viestintä on keskeinen osa politiikan tekoa. Jokaisella päätöksenteon osa-alueella on oma kielensä; maaseutuasioita käsitellään eri sanoin kuin turvallisuuskysymyksiä. Miten viestitään niin, että kaikki ymmärtävät?

EU:ssa viestinnän tasoja on lukemattomia. Yhteyttä on pidettävä äänestäjiin, valiokuntatyön puitteissa sekä poliittisten ryhmien sisällä ja niiden välillä. Lisäksi hoidetaan käytännön asiat monikulttuurisessa työyhteisössä, jonka jäsenet tulevat 27 maasta.

Vinkkini sisäiseen viestintään

Viestintää pitää suunnitella yhdessä. Kiire on vain tekosyy olla paneutumatta riittävästi ja systemaattisesti viestien vastaanottajiin, sopivimpiin kanaviin, oikeaan ajankohtaan ja aikatauluihin, systemaattisesti.

Tieto on valtaa ja tietoa jakamalla saa vaikutusmahdollisuuksia. Tiedon panttaaminen on myös vallan käyttöä, mutta ei tuo mitään hyvää kenellekään.

Vuorovaikutuksen pitää olla pitkäjänteistä ja jatkuvaa. Kontaktien ylläpito on itseisarvo sinänsä, mutta tulee sekin päivä, jolloin tarvitset kontaktejasi. Solmi yhteyksiä silloin, kun et vielä niitä tarvitse.

Aina pitäisi muistaa olla avoin. Omasta näkökulmasta turhalta tuntuva asia voi olla toiselle tärkeä. Aina ei itse edes täysin hahmota, kenelle viesti on tärkeä. Senkin näkee vain viestimällä. sanomansa.