Assistentin pitäisi tuntea organisaation toiminta ja ihmiset sekä näiden osaaminen. Samalla pitää osata käyttää tietotekniikkaa tapahtumien, matkojen ja materiaalin järjestelyssä ja tuotannossa. Assistentit ja sihteerit ovat myös työkavereidensa it-tukena, matkalaskujärjestelmän tuntijoita, tapahtumajärjestäjiä ja junailun mestareita. Siksi assistentit kehittävät ammattitaitoaan jatkuvasti.

Assistentti ja sihteeri on organisaationsa verkostojen keskus, joka kommunikoi sujuvasti joka suuntaan. Assistentti ja sihteeri joutuu joka hetki sopeutumaan toisten aikatauluihin ja tarvitsee sen vuoksi kunnon työvälineet myös viestimiseensä. Systemaattisuudella hän taklaa viestinnällisiä haasteitaan kadottamatta viestikapulansa ja ilman, että tärkeä sanoma hukkuu työtaakan alle.

Reagointi versus systemaattisuus

Hyvää ei tule hosumalla. Tämän olen itse saanut niin moneen kertaan oppia. Kaikki kunnia luovuudelle, inspiraatiolle ja ketteryydelle, mutta siltikin systemaattisuus ja ajan tasalla pidettävä toiminta/viestintäsuunnitelma olisi pitänyt kurssin kirkkaana ja lopputulos olisi tavoitettu monin kerroin parempana vähemmällä hikoilulla. Edes takaisin poukkoilu ei ole johtanut hyvään missään työpaikassani. On kyettävä reagoimaan ja muuttamaan suuntaa tarpeen vaatiessa nopeasti, mikä mahdollista hyvän suunnitelman puitteissa. Suunnitelmahan on vain suunnitelma, josta poiketaan kun siihen on hyvä syy.

Viestintäsuunnitelma tarkoittaa usein investoinnin, asian tai projektin asioista viestimistä. Ihan yhtä hyvin se sopii myös assistentin moninaisten viestittävien asioiden suunnitteluun. Viestien kiteyttäminen ja oikeiden kohderyhmien sekä kanavien valinta auttaa viemään asiaa eteenpäin.

Oikeilla viesteillä mediaan ja someen

Monet assistentit ja sihteerit junailevat myös organisaationsa ja esihenkilöidensä mediasuhteita. Huomiotaloudessa elävät organisaatiot haluavat näkyä oikeissa yhteyksissä oikeaan aikaan. Sekin pitää suunnitella eikä sitä kannata jättää sattuman varaan.

Kolmas tärkeä osa-alue on sosiaalinen media. Assistentti on uskottava organisaationsa edustaja sosiaalisessa mediassa viestimässä valitsemansa profiilin mukaisia asioita. Toiset haluavat olla esillä vain yksityishenkilöinä, toisille on luontevaa edustaa myös työnantajaansa. Molemmat valinnat ovat hyviä, kun tietää mitä tekee. Sosiaalisen median käyttöä oman ammatillisen profiilin rakentajana voi myös suunnitella.

Valkoisen paperin kammo

Assistentit luovat paljon dokumentteja, raportteja, kirjeitä, viestejä ja tiedotteita. Niiden laatimisessa auttaa tietysti vankka rutiini, mutta kaikille sitä ei ole vielä ennättänyt kehittyä. Oletko koskaan miettinyt, että tarvitsisit tiedote– tai blogikoneen?

Ja sitten on ne kriisit. Niitäkin sattuu monen työuran varrelle. Joskus kriisi nousee toimintaympäristöstä, sattuu jotain täysin odottamatonta. Joskus kriisin aiheuttaa organisaatio itse. Silloinkin pitäisi osata toimia oikein? Mikä on oleellista, mikä ei ole? Mitä voi nyt sanoa, mitä taas emme tiedä vielä varmasti? Rohkeus ja taito toimia oikein organisaation vaikeassa tilanteessa antavat itsevarmuutta ja vahvistaa assistentin roolia sekä vie myös uraa eteenpäin.

Navigoi luottavaisesti

Nämä kaikki asiat ja monta muuta olivat mielissämme, kun kehitimme digitaalista verkkopalvelua viestintään. Hyvä viestinnän työkalu ohjaa tekijäänsä kädestä pitäen. Valkoisen paperin kammo on historiaa ja viestinnän työt muuttuvat mielekkäiksi. Kaaos katoaa ja tilalla on koherentti näkymä, jota päivitetään säännöllisesti. Ulkoistetut viestinnän palvelut ovat olleet monelle yritykselle iso kynnys, mutta tähänkin on nyt vihdoin ratkaisuja. Ei tarvitse maksaa maltaita, kun valitsee oikeat työkalut käyttöönsä.

Kokosimme yhteen pakettiin, Comstepperiin, ajan tasalla olevat viestinnän työkalut. Ne auttavat johtajaa, viestijää ja assistentteja. Silloin aikaa jää myös niille henkilökohtaisille kohtaamisille, jotka ovat elintärkeitä ihan jokaisessa organisaatiossa. Kun siirrymme Covid-19 jälkeiseen aikaan ja etätyön rinnalle nousee läsnätyö yhtä hyvänä vaihtoehtona, haluamme käyttää aikaa myös viestien viemiseen henkilökohtaisesti. Siihen kannattaa käyttää omaa aikaa, muussa auttaa viestinnän digityökalu.