Säännöllinen keskustelu henkilöstön kanssa varmistaa, että joukot kulkevat oikeaan suuntaan.

Lähes jokainen yrittäjä tuskastuu toisinaan siihen, että henkilöstö tuntuu tarttuvan vääriin asioihin. Silloin kannattaa katsoa peiliin ja kysyä, olenko keskustellut henkilöstön kanssa tavoitteistamme kylliksi.

Jos vastaus on kielteinen, kuulut suureen enemmistöön. Erään tutkimuksen mukaan vain pari prosenttia henkilöstöstä tuntee organisaationsa strategiset painopisteet. Ylimmästäkin johdosta strategian muistaa vain pieni osa.

Monessa yrityksessä johtoryhmä työstää strategiaa puoli vuotta ja usein jopa vuoden päivät. Valmistuttuaan strategia jää johdon pikkusalaisuudeksi, koska sen viestimistä ei mietitä. Tällöin ei ole ihme, jos sen toteutuminen ontuu.

Hieman kärjistäen voisikin sanoa, että organisaatiot tarvitsevat vähemmän strategiaa ja enemmän puhetta siitä. Strategian tulisi olla niin tiivis, että ihmiset muistavat sen ja niin selkeä, että se myös ymmärretään. Lisäksi strategiasta pitää viestiä säännöllisesti joka suuntaan.

Rakennus tarvitsee piirustukset, viestiminen suunnitelman

Jokainen ymmärtää, että talon rakentamiseen tarvitaan piirustukset. Samoin uusi tuotantolinja täytyy suunnitella. Viestimistä harva yrittäjä jaksaa suunnitella. Sillä on kaksi seurausta. Viestiminen jää hoitamatta. Ja jos sitä jonkin verran tehdäänkin, eivät viestit välttämättä ohjaa oikeaan suuntaan.

Johtajan keskeisimmistä ominaisuuksista on monia määritelmiä, mutta kommunikaatio ja vaikuttaminen ovat poikkeuksetta jokaisella ”johtajan tärkeimmät taidot” -listalla.

Johtaminen on suunnan näyttämistä. Johtajan pitää innostaa ihmiset mukaan, näyttää tavoite ja monesti kertoa myös, miten sinne päästään.

Suunnan näyttämistä kannattaa suunnitella. Joskus suunnitelman voi luoda vanhojen mestarien tapaan Työmiehen kanteen. Sen valmistus tosin lopetettiin 1980-luvulla. Onneksi nykyisin on tarjolla jalostuneempiakin suunnitteluvälineitä. Missään tapauksessa suunnittelusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä elämää suurempaa kysymystä.

Selkeytä viestinnän tavoite itsellesi

Tavoitteiden määrittäminen on viestinnän ensimmäinen askel. Joskus yritysjohto näyttää tavoittelevan esimerkiksi medianäkyvyyttä pohtimatta, mitä haluaisi sanoa mediassa.

Viestinnän tavoite voi olla vaikkapa lisätä yleistä tunnettuutta hyvien työntekijöiden tai sijoittajien kiinnostuksen herättämiseksi. Usein tavoitteeksi riittää se, että oma henkilöstö ymmärtää, mihin suuntaan ollaan yhdessä menossa.

Työntekijöiden, sijoittajien ja henkilöstön tavoittaminen vaatii erilaista viestimistä. Kun kohderyhmät ovat erilaiset, myös viestit ja viestintäkanavat ovat erilaisia.

Mieti selkeät viestit

Kun olet määrittänyt tavoitteet, tiedät kyllä mitä haluat sanoa eli osaat määrittää keskeiset viestit. Pysy rajallisessa määrässä pääviestejä. Ja toista samoja viestejä kyllästymiseen saakka. Se ei tarkoita, etteikö suunnannäyttäjällä olisi muutakin asiaa. Suunnannäyttäminen on kuitenkin asioista tärkein, siksi hän toistaa viestejään niin kauan, että takarivikin tietää.

Sitouta henkilöstö ottamalla mukaan

Yksi parhaita tapoja viestiä henkilöstölle on tempaista ihmiset mukaan suunnitteluun. Kun henkilöstö saa sanoa sanansa, se myös sisäistää asian helpommin. Esimerkiksi turvallisuuden kehittämisessä henkilöstö on yhä useammin mukana jo suunnitteluvaiheessa. Toki käytännön tekijöiltä tulee myös tärkeitä oivalluksia etenkin omaan työhönsä liittyvissä asioissa.

Suomessa tavataan hämmästellä ruotsalaisten työpaikkojen runsasta diskuteeraamista. Länsinaapurin tapa jutella asiat läpi ennen tekemistä tuo kuitenkin ainakin kaksi etua. Maaliin pääsee nopeammin, kun kaikki tietävät suunnan. Lisäksi suuntaa korjaillaan vähemmän, kun asiat tehdään vain kerran.