Kun yritysjärjestelyn perusteet ja hyödyt viestitään oikein, järjestely saa sidosryhmien tuen. Tuki puolestaan on keskeinen edellytys onnistuneelle järjestelylle.

Viisi ponttia yritysjärjestelyn viestintään:

Yritysjärjestely koskettaa omistajien ja johdon lisäksi henkilöstöä, asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja monia muita tahoja. Kun järjestelyn arkkitehdit puhuvat lähinnä synergiahyödyistä, näkevät muut edessään enemmänkin huolta aiheuttavan epäjatkuvuuskohdan.

Pahimmillaan yritysjärjestely voi lamaannuttaa toiminnan, jos henkilöstö keskittyy oman asemansa puolustamiseen tai asiakkaat pettyvät uusiin toimintamalleihin. Moni onkin pohtinut esimerkiksi, nopeuttiko vai hidastiko Nokian ja Alcatel-Lucentin yhdistyminen yhtiöiden 5G-kehitystyötä.

Yritysjärjestelyn onnistuminen vaatii onnistuneen strategian lisäksi erinomaista viestintää. Viestinnän keskeinen tehtävä on herättää sidosryhmien luottamus ja vähentää niiden huolia.

Osuvalla ja hyvin valmistellulla viestinnällä johto puhaltaa hankkeeseen myötätuulta. Viestintä helpottaa johdon työtä, pienentää kustannuksia sekä antaa aikaa miettiä ratkaisuja. Kun järjestely saavuttaa keskeisten sidosryhmien luottamuksen, tie eteenpäin on tasaisempi.

Vastaa keskeisten kohderyhmien odotuksiin

Yritysjärjestelyt ovat johdolle niin kova savotta, että viestintä jää helposti alkuvaiheen tiedotteen ja tiedotustilaisuuden varaan. Viestintä on kuitenkin keskeinen osa johtamista. Johtaminen ei voi loppua ensimmäiseen julkistuspäivään, vaan johdon on valmistauduttava viestimään järjestelyn tavoitteista pitkään ja monikanavaisesti.

Eri sidosryhmillä on erilaisia odotuksia. Siksi jo pelkästään tiedotteita tarvitaan useita. Ainakin media, asiakkaat ja henkilöstö kaipaavat omat näkökulmansa samoista pääviesteistä. Viestintä on keskitettävä myös kutakin kohderyhmää parhaiten palvelevaan kanavaan.

Viestintä ohjaa sijoittajien odotukset oikealle tasolle

Yritysjärjestelyssä omistajat ja sijoittajat ovat kiinnostuneita siitä, kuinka järjestely toteuttaa osapuolten strategioita ja kasvattaa muodostettavan yhdistelmän arvoa.

On viestittävä niin, että odotukset asettuvat kohdalleen. Kun odotukset eivät nouse epärealistisen korkeiksi, johdolle jää liikkumavaraa ja mahdollisuus onnistua. Kun odotukset eivät jää liian alas, järjestelyn hinta tai kustannukset eivät tunnu liian korkeilta. Varsinkin listayhtiöiden viestiminen on näissä asioissa tarkasti raamitettua.

Henkilöstön ymmärrettävä tavoitteet

Yritysjärjestely – organisaatioiden yhdistäminen tai jakaminen – on aina iso muutos henkilöstölle. Muutosta valmistee taustalla yleensä pieni joukko avainhenkilöitä, mutta henkilöstö on kuitenkin se, joka toteuttaa asiat arjessa. Henkilöstön on vaikea toteuttaa järjestelyn edellyttämää strategiaa, jos se ei ymmärrä tai usko järjestelyn perusteita. Siksi henkilöstön luottamus tulevaisuuteen on tärkeää heti uutisen julkitulosta alkaen.

Isoja muutoksia ei aina ole helppoa hyväksyä. Yhteistä toimintakulttuuria on rakennettava määrätietoisesti, se ei synny sattumalta eikä itsestään. Hyvin hoidettu, kaksisuuntainen viestintä on merkittävä uuden toimintakulttuurin rakennusaine.

Vaikka järjestely olisi miten järkeenkäypä, se horjuttaa monen työntekijän turvallisuuden tunnetta. Siksi henkilöstöä pitää informoida riittävän usein, riittävän selkeästi ja aina rehellisesti. Aina ei ole uutta kerrottavaa, jolloin on hyvä kerrata jo kuljettu polku ja käydä läpi tulevia askeleita tiedossa olevan aikataulun valossa. Yleensä viestintää tarvitaan paljon enemmän kuin ensin ajatellaan.

Asiakkaat ja kumppanit odottavat jatkuvuutta

Asiakkaat haluavat yritysjärjestelytilanteessa varmuuden siitä, että saavat jatkossakin tuotteensa ja palvelunsa tai jopa aiempaa parempaa palvelua. Luottamuksen säilyttäminen edellyttää, että toiminta jatkuu suunnitellusti eikä heidän tarvitse kantaa huolta siitä, että tavaran- tai palveluntoimittajan kaikki huomio on kääntynyt asiakastyöstä sisäisiin järjestelyihin.

Uusia kasvumahdollisuuksia?

Yhteistyökumppanit ja tavarantoimittajat lukevat ja tulkitsevat yritysjärjestelyä koskevia viestejä tarkasti myös toisesta näkökulmasta. Jatkuuko asiakassuhde vai menetänkö osan liiketoiminnastani? Vai voisinko tarjota jotain enemmän ja kasvaa asiakkaani kasvaessa?

Toiminnan kannalta kriittisten tavaran- tai komponenttitoimittajien informoinnista kannattaa kantaa huolta.

Ympäröivä yhteiskunta voi yllättää

Päättäjät ja viranomaiset seuraavat yritysjärjestelyä suuren yleisön ja oman asiantuntemuksensa näkökulmasta. Aiheuttaako järjestely potentiaalisten äänestäjien palauteryöpyn? Pitääkö valvontaa lisätä esimerkiksi ympäristönsuojelun näkökulmasta? Syntyykö järjestelystä ongelmatilanteita tai kaventaako se kilpailua ei-toivottavalla tavalla?

Suuren yleisön ja muiden sidosryhmien näkökulmat näyttävät joskus tulevan yllätyksinä yritysjärjestelyn osapuolille, jotka keskittyvät juridisiin ja taloudellisiin seikkoihin järjestelyn aikaansaamiseksi. Jos ympäröivän yhteiskunnan näkökulma unohtuu, sosiaalinen media voi alkaa lyödä omaa rumpuaan. Etenkin virheellinen tieto voi nostaa hankkeen tielle merkittäviä esteitä. Huhujen korjaaminen on vaikeaa, vie johdon aikaa ja voi saattaa jopa koko hankkeen sivuraiteelle.

Viestiminen antaa työrauhaa

Viestintä kannattaa ottaa mukaan hankkeen suunnitteluun, muiden neuvonantajien rinnalle, viimeistään silloin kun hankkeen toteutuminen alkaa ensimmäistä kertaa näyttää enemmän todennäköiseltä kuin epätodennäköiseltä. Milloin se vaihe on? Sen voi nähdä vain hankkeesta sisältäpäin, mutta aikaa tarvitaan yleensä vähintään pari täyttä viikkoa ennen uutisten julkaisemista.

Oleellista on myös muistaa, että julkistuspäivän viestintäaskeleet ovat vasta eräänlainen kick-off. Yritysjärjestelyn onnistumiseen vaikuttaa se, kuinka hyvin osapuolet ymmärtävät sen tavoitteet. Ymmärrys syntyy harvoin julkistuksen yhteydessä. Siksi järjestelyn viestintä on suunniteltava pitkäjänteisesti.